PERAN SEKRETARIS

BAB I

PENDAHULUAN

I.                   LATAR BELAKANG

Di negara maju dan modern, human relations semakin mendapat perhatian para manajer dalam organisasi apapun, karena semakin dirasakan dalam rangka memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam manajemen. Benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara manajer dengan karyawan, sehingga menimbulkan jalannya roda organisasi untuk mencapai tujuan tidak akan tercapai.

Permasalahan yang timbul di dalam dunia bisnis  peranan seorang sekretaris sangat membantu dan menentukan untuk sebagai mediator penyelesaian masalah, baik yang timbul oleh antar karyawan dengan karyawan maupun antar karyawan dengan manajer.

Bagi sekretaris harus belajar untuk dapat mengetahui keadaan manusia. Bahwa setiap orang temperamennya tidak sama antar yang satu dengan lainnya. Ketidaksamaan itu mungkin karena latar belakang kehidupannya, bentuk fisik, kecerdasan, pendidikan, kemampunan dan bakatnya secara alami.

Kemampuan kerja seorang sekretaris pemula atau yang baru mulai bekerja, pada umumnya sering membuat kesalahan. Oleh karena itu seorang sekretaris perlu mempelajari dan memahami persoalan pekerjaan di perusahaannya di mana ia bekerja.

Untuk mempersiapkan diri menjadi seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan dan keterampilan antara lain berpendidikan kesekretariatan, terampil dalam mengetik, berkorespondensi, menggunakan sarana peralatan yang modern. Disamping itu seorang sekretaris juga harus mempunyai pengetahuan umum di bidang organisasi management, menguasai kemampuan berbahasa Indonesia maupun asing untuk berkomunikasi serta memiliki kepribadian yang baik.

II.                TUJUAN

Untuk melakukan koordinasi dalam menyampaikan pesan maupun perintah supaya dapat diterima oleh berbagai pihak dan diharapkan dapat meningkatkan kinerja perusahaan.

III.             SASARAN

1. Membentuk kerjasama sesama karyawan supaya dapat bekerja dengan lancar , baik dan sempurna.
2. Memberi semangat kinerja karyawan supaya dapat tercapainya tujuan dari organisasi perusahaan.

IV.             RUANG LINGKUP

1. Mempelajari temperament tentang sifat, watak, sikap, kepribadian dan tingkahlaku manusia.
2. Cara penyampaian komunikator kepada komunikan melalui pesan dan perintah.

V.                METODOLOGI

Analisa ini merupakan hasil kajian, masih bersifat deskriptif yang didasarkan oleh studi literatur sebagai referensi dan analisisnya masih bersifat kualitatif.

BAB II

PEMBAHASAN

1.      Peranan Sekretaris Dalam Menerapkan Human Relations

Menurut Tony Woworuntu (1990:143), Seorang sekretaris sebelum melakukan kegiatan atau selama bekerja harus mempersiapkan diri tentang berkas-berkas pekerjaan, hendaknya penuh dengan ketelitian, pertimbangan, kesempurnaan, panjang akal dan penuh inisiatif. Dengan demikian supaya tidak menimbulkan permasalahan di dalam melaksanakan hubungan human relations di antara sesama pekerja.

1. Ketelitian (accuracy)

adalah sikap cermat dan hati-hati dalam tiap melakukan pekerjaan. Misalnya teliti dan hati-hati dalam berbicara, mengetik, menulis, menghitung, membetulkan kesalahan, mengoreksi hasil pekerjaan dan lain-lain. Apabila sekretaris kurang teliti akan mengakibatkan permasalahan dan kesalahan antar lain:

a.       Apabila pimpinan teliti, maka sekretaris akan menyulitkan pimpinan, karena pimpinan harus meneliti kembali pekerjaan yang telah dikerjakan oleh sekretaris.

b.      Apabila pimpinan tidak teliti, maka akan mengakibatkan kegagalan bagi pimpinan.

2. Pertimbangan atau Perhitungan (Good Judgement)

Sebelum melaksanakan sesuatu pekerjaan agar kegiatan kerja dapat berjalan dengan baik perlu mengadakan pertimbangan atau perhitungan antara lain:

1. Memikirkan tentang tentang apa yang sedang dikerjakan, guna dapat memperkirakan pertimbangan yang tepat.
2. Mengetahui perlunya untuk bertindak.
3. Meninjau keadaan, untuk mengetahui apabila ada tindakan yang perlu dilakukan.
4. Bertindak sesuai dengan kebutuhan.

3. Menyelesaikan Pekerjaan Secara Sempurna (Follow Through)

Sebagai seorang pimpinan ingin mempunyai sekretaris yang bersikap follow through, agar tugas pimpinan menjadi ringan. Apabila pimpinan memerlukan bantuan sekretaris untuk mengerjakan sesuatu diharapkan pimpinan cukup mengutarakan butir-butir pentingnya. Sedangkan sekretaris harus mampu mengerjakan semua bagian dari tugasnya, mulai dari awal sampai akhir secara sempurna.

4. Panjang Akal (Resourcefulness)

Sekretaris diharapkan pandai mencari akal dan berupaya mengatasi masalah, serta tidak mudah putus asa apabila menemui masalah yang sulit diselesaikan. Dalam melaksanakan tugas diharapkan sekretaris mempunyai kemampuan untuk mencoba berbagai cara sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan secara sempurna.

5. Inisiatif atau Prakarsa (Initiative)

Adalah kempuan untuk mengetahui hal-hal yang dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya dengan cara yang mudah tanpa diberitahu oleh orang lain. Sekretaris diharapkan mempunyai banyak kreativitas supaya apabila pada suatu saat menghadapi masalah, ia dapat mengadakan beberapa pilihan atau perhitungan yang tidak merugikan pimpinan atau perusahaan tempat bekerja.

Sekretaris bertindak dalam rangka berinisiatif diperlukan langkah kontrol kegiatan pekerjaan antara lain:

1. Mengetahui dan memahami permasalahan.
2. Mempelajari faktor-faktor yang erat kaitannya dengan masalah yang ada, serta dianalisa.
3. Membuat pertimbangan, perlu tidaknya melakukan suatu tindakan.
4. Melakukan tindaklanjut berdasarkan perhitungan dan pertimbangan yang ada.

2.      Human Relations Antar Manusia

Human relations dalam arti sempit atau dalam manajemen adalah komunikasi persuasive secara tatapmuka untuk menggugah kegairahan atau kerjasama yang produktif dengan perasaan bahagia dan puas hati pada kedua belah pihak, baik manajer maupun karyawan dan atau orang lain (Onong Uchjana Effendy, 1999:81).

Komunikasi dalam penerapan human relations terdapat 3 cara bentuknya yaitu:

1.        Sistem komunikasi informatif (informative communication) adalah proses penyampaian pesan atau perintah oleh seseorang  kepada orang lain untuk memberitahukan sesuatu. Di sini komunikator tidak mengharapkan pengaruh atau efek apa-apa dari komunikan, semata-mata hanya supaya komunikan tahu saja. Bahwa kemudian efeknya ada, apakah itu positif ataukan negatif, komunikator tidak mempersoalkan. Tetapi bagi komunikator tentu mengharapkan pengaruh positif.

2.        Komunikasi koersif (coercive communication) adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain dengan ancaman atau sanksi untuk merubah sikap tingkah laku. Dalam organisasi komunikasi koersif dalam hal-hal tertentu dilakukan juga oleh manajer misalnya, mengadakan peraturan tertulis yang berlaku untuk kelompok karyawan tertentu atau semua karyawan. Peraturan mengandung ancaman atau sanksi yang apabila dilanggar akan menimbulkan akbiat tertentu oleh pihak pelanggar.

3.        Komunikasi persuasive (persuasive communications) adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain supaya berubah sikapnya, opini dan tingkah lakunya dengan kesadaran sendiri. Komunikasi persuasive artinya adalah komunikasi yang mengandung bujukan atau rayuan. Sistem komunikasi persuasive banyak digunakan oleh manajer sebagai komunikasi dalam menyampaikan pesannya secara etis dan simpatik yang mendalam, sehingga karyawan sebagai komunikan dengan penuh kesadaran disertai rasa bahagia dan puas hatinya melakukan apa yang diinginkan oleh manajer.

3.      Sikap Sekretaris Mengadakan Hubungan Antar Manusia

Menurut Tony Woworuntu (1990:145), Sikap sekretaris untuk melakukan mengadakan hubungan antar manusia, harus mempunyai landasan sikap pemikiran sebagai berikut :

1. Bijaksana (discreation) adalah sikap hati-hati, tidak membicarakan hal-hal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan. Sekretaris harus dapat menahan diri untuk tidak menceriterakan masalah yang bersifat rahasia.
2. Pertimbangan (consideration) adalah sikap bersedia dan rela mendahulukan kepentingan orang lain daripada kepentingan pribadi, dengan pertimbangan yang rasional.

3. Taktis (tactful), dalam membentuk dan memelihara keramahtamahan dalam hubungan kerja, guna mencegah orang lain merasa malu atau tersinggung. Untuk menjaga dan mengembangkan sikap taktis dapat disarankan bagi sekretaris dalam melakukan hubungan antar manusia adalah sebagai berikut:
1. Menggunakan dengan memilih kata yang tepat dalam berbicara.
2. Dapat menahan diri untuk mengatakan yang kurang baik atau memberi komentar.
3. Mengakui kesalahan, bila tidak melakukannya.
4. Bertindak sesuatu, apabila perlu.
5. Dalam situasi tertentu, bersikap seolah-olah tidak melihat dan tidak mendengar.
4. Kesetiaan (loyality) adalah sikap setia dan jujur, baik terhadap pimpinan khususnya, maupun terhadap perusahaan pada umumnya, sehingga mempunyai rasa memiliki, menjaga nama baik perusahaan, misalnya tidak berbuat curang/fitnah/khianat, selalu bersedia membantu (baik dalam kesulitan maupun dalam kesibukan), menjaga nama baik pimpinan atau perusahaan.
5. Obyektif (objective) adalah bahwa dalam rangka membuat pilihan atau mengadakan perhitungan, hendaknya tidak berdasarkan kepada pertimbangan kepentingan pribadi akan tetapi hendaknya memperhatikan hal yang rasional.

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

1.      Kesimpulan

Dari hasil pembahasan dapat disimpulan bahwa pengertian human relations dibedakan menjadi dua pengertian yaitu :

1. Human relations dalam arti luas adalah komunikasi persuasive yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain secara tatap muka dalam segala situasi dan dalam semua bidang kehidupan sehingga dirasakan kebahagiaan dan kepuasan hati oleh kedua belah pihak.
2. Human relations dalam arti luas sempit adalah komunikasi persuasive yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain secara tatap muka dalam situasi kerja (work situation) dan dalam organissi kekaryaan (work organization) dengan tujuan untuk menggugah kegairahan dan kegiatan bekerja dengan semangat kerjasama yang produktif serta perasaan bahagia dan puas hati.

Dengan demikian dapat disimpulan bahwa dengan penerapan Human Relations dalam organisasi di perusahaan akan memberikan keuntungan ekonomis, keuntungan social dan keuntungan psikologis.

2.      Saran

Perlunya bagi karyawan setingkat manajer dan sekretaris sebelum menduduki jabatan perlu ditraining terlebih dahulu mengenai management perusahaan, system organisasi dan ilmu jiwa tentang sifat dan tabiat manusia.

DAFTAR PUSTAKA

Basuki, J., Perspektif Peran, Tanggungjawab dan Kapabilitas Manajer Kantor. Sekretariat Badan Pelaksana APEC. Jakarta 18 Pebruari 1995.

Onong Uchjana Effendy, Human Relation dan Public Relations, Penerbit Mandar Maju. Bandung. 1998.

Pace, R..W., Faules, D., F., Editor Mulyono, D., Komunikasi Organisasi, Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Penerbit PT. Remaja Rosda Karya. Bandung. Mei 2000.

Sedarmayanti, Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Penerbit CV. Mandor Maju, Cetakan ke IV. Bandung 17 Agustus 1997.

Waworuntu, T.,  Management Untuk Sekretaris. Jakarta. Penerbit Gramedia Pustaka Utama. September 1990.